L’Amministrazione Finanziaria, mediante la risposta ad Interpello n. 403 del 9 ottobre 2019, ha stabilito che, per quanto riguarda la modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, per alcuni documenti informatici fiscalmente rilevanti non c’è la previsione della conservazione elettronica.Ne consegue che è, dunque, possibile scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico.
In base alla normativa e alla prassi vigenti, ogni documento analogico a rilevanza fiscale bisogna che includa, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Nel caso in cui il processo ipotizzato dalla società istante garantisca tali requisiti, è concessa la sua adozione. In questa situazione, i documenti analogici si possono sostituire in maniera legittima con documenti informatici. La distruzione dei giustificativi analogici delle note spese è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione.
Dato che i giustificativi allegati alle note spese, in genere, si ritrovano nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, risultano documenti analogici originali “non unici”. Comunque, qualora i giustificativi risultino emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con cui non è prevista una reciproca assistenza in materia fiscale, manca la possibilità, per l’Amministrazione finanziaria, di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.
Pertanto questi documenti, in base agli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, dovranno ritenersi originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.
